Cảnh tượng này quen thuộc: chúng ta yêu cầu một Trí tuệ nhân tạo tạo sinh có khả năng viết báo cáo, lập bảng dữ liệu hoặc tóm tắt cuộc họp. Và khi chúng ta hài lòng với kết quả, công việc ít được ghi nhận hơn mới bắt đầu: sao chép, dán, điều chỉnh định dạng và cuối cùng là lưu lại dưới dạng tài liệu. PDF dễ dàngGoogle đã quyết định nhắm đến chính phân khúc tầm trung đó với bản cập nhật Gemini tập trung vào các tập tin sẵn sàng sử dụng.
Từ nay trở đi, Trợ lý Google có thể Chuyển đổi trực tiếp các phản hồi trò chuyện thành tài liệu có thể tải xuống. ở các định dạng như PDF, Word hoặc Excel, cũng như các tệp gốc của Google Workspace và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác. Mục tiêu rất rõ ràng: rút ngắn đáng kể quá trình chuyển đổi từ ý tưởng đến tài liệu cuối cùng trong thư mục làm việc và giảm số lần nhấp chuột cần thiết.
Gemini hiện tạo ra các tệp PDF, tài liệu Word và bảng tính Excel mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.
Với tính năng mới này, người dùng có thể yêu cầu Gemini Tạo các loại tệp như PDF, tài liệu Microsoft Word (.docx) hoặc bảng tính Excel (.xlsx) Trực tiếp từ một cuộc hội thoại. Thay vì chỉ hiển thị văn bản trên màn hình, trợ lý giờ đây cung cấp một tệp sẵn sàng để tải xuống hoặc xuất sang Google Drive. Khả năng này bao gồm các mẫu và định dạng giúp chỉnh sửa dễ dàng hơn. Tài liệu Microsoft Word (.docx).
Bản cập nhật cũng bao gồm... Các định dạng riêng của Google Workspace: Docs, Sheets và SlidesNói cách khác, bạn có thể chuyển thẳng từ cuộc trò chuyện sang tài liệu trên đám mây để chỉnh sửa thêm, bình luận nhóm hoặc chia sẻ qua liên kết với khách hàng hoặc đồng nghiệp, bao gồm cả các tùy chọn để cấu trúc nội dung. Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.
Đối với người dùng thông thường, điều này có nghĩa là những chỉ dẫn như "sắp xếp các ý tưởng này vào một tài liệu Word" hoặc "chuyển đổi dàn ý này thành bảng tính Excel" sẽ không còn xuất hiện dưới dạng văn bản thuần túy nữa, mà được lưu vào một tệp tin có định dạng chính thức với phần mở rộng tương ứng. Bước sao chép và dán hoàn toàn biến mất..
Google giải thích rằng trợ lý ảo này có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau: từ... Soạn thảo báo cáo, đề xuất ngân sách hoặc tóm tắt điều hành ở định dạng PDF. thậm chí cả các bảng số liệu sẵn sàng để phân tích trong Excel hoặc Google Sheets. Ý tưởng là biến cuộc trò chuyện không còn là một môi trường biệt lập mà trở thành một phần khác của quy trình làm việc văn phòng; ví dụ, việc tạo ra Tóm tắt nội dung chính dưới dạng PDF Bạn có thể tự động hóa một phần quy trình.
Các định dạng được hỗ trợ: từ Office đến LaTeX đến Markdown
Một trong những cải tiến quan trọng nằm ở phạm vi các định dạng mở rộng mà nó hỗ trợ. Gemini không bị giới hạn ở một định dạng duy nhất, mà còn ở nhiều định dạng khác nữa. Nó có thể tạo ra các tệp theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau được sử dụng trong môi trường kinh doanh, giáo dục và kỹ thuật..
Trong số các định dạng được sử dụng hàng ngày, những định dạng sau đây nổi bật: Tài liệu Microsoft Word (.docx), bảng tính Excel (.xlsx) và PDFNhững định dạng này thường xuất hiện trong báo cáo, ngân sách, hợp đồng hoặc các tài liệu khác cần được hoàn thiện. Ngoài ra, còn có các tệp Google Docs, Sheets và Slides, tích hợp liền mạch vào hệ sinh thái Workspace dành cho những người đã và đang sử dụng nó.
Đối với người dùng xử lý dữ liệu theo cách nâng cao hơn, Gemini hỗ trợ CSV dùng để trao đổi bảng, TXT và RTF dùng để lưu trữ văn bản thuần hoặc định dạng văn bản.và các định dạng hướng đến đối tượng người dùng có chuyên môn kỹ thuật cao hơn, chẳng hạn như Markdown (MD) và LaTeX. Hai định dạng sau đặc biệt hữu ích trong tài liệu phần mềm, ghi chú khoa học hoặc các bài báo học thuật yêu cầu cấu trúc và đánh dấu cụ thể.
Sự đa dạng này cho phép cùng một trợ lý ảo được sử dụng cho nhiều nhiệm vụ khác nhau: Một doanh nhân gửi đề xuất kinh doanh dưới dạng PDF, một sinh viên muốn ghi chú của mình ở định dạng Markdown. Hoặc một nhà nghiên cứu cần xuất công thức và tài liệu tham khảo ở định dạng LaTeX. Mục tiêu là giảm số lượng công cụ bổ sung cần mở để có được tệp cuối cùng.
Trong hầu hết các trường hợp, tệp kết quả có thể Tải xuống cục bộ hoặc gửi trực tiếp lên Google Drive Chỉ với một cú nhấp chuột. Sự tích hợp với lưu trữ đám mây này tạo thêm một lớp liền mạch: tài liệu được chuyển từ cuộc trò chuyện sang thư mục làm việc mà không cần các bước trung gian hay cửa sổ bổ sung.
Cách sử dụng: từ tin nhắn đến tệp có thể tải xuống
Như thường thấy ở các trợ lý ảo, nó dựa vào ngôn ngữ tự nhiên. Người dùng chỉ cần... Hãy mô tả loại tệp bạn muốn và nội dung mà tệp đó nên chứa.Ví dụ: "tạo bản đề xuất ngân sách trong Excel với các mục này", "sắp xếp các ghi chú này thành một báo cáo trong Word" hoặc "tạo bản tóm tắt một trang ở định dạng PDF".
Sau khi yêu cầu được xử lý, Gemini sẽ hiển thị nội dung được tạo ra trong khung chat và kèm theo đó là: tùy chọn xuất nó ở định dạng đã chọnTừ đó, bạn có thể tải tài liệu xuống máy tính hoặc thiết bị di động của mình, hoặc lưu vào Google Drive mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện. Hệ thống tạo một tập tin cho mỗi yêu cầu, vì vậy nếu bạn cần nhiều tài liệu khác nhau, bạn sẽ phải gửi các yêu cầu riêng biệt.
Công cụ này cũng hỗ trợ điều đó. Bạn có thể tải lên tài liệu của riêng mình làm điểm khởi đầu: ghi chú viết tay, ghi chú bài giảng hoặc các tài liệu trước đó.Từ đó, bạn có thể yêu cầu chuyển đổi nội dung thành tệp PDF sạch, tài liệu Word hoặc bảng tính để tiếp tục làm việc với số liệu và công thức; ví dụ: từ đã quét các tài liệu trước đó.
Trong các tình huống hàng ngày, điều này cho phép rút ngắn thời gian thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Một nhóm có thể đột nhiên thay đổi... Biên bản cuộc họp trong một tài liệu được chia sẻ.Nhân viên bán hàng có thể lập ngân sách trong Excel để điều chỉnh số liệu, còn sinh viên có thể chuyển những ghi chú lộn xộn của mình sang tài liệu hướng dẫn học tập dạng PDF tiện lợi hơn để ôn tập.
Tuy nhiên, Google chỉ ra rằng, cũng như bất kỳ nội dung nào được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo, Việc xem xét của con người vẫn là cần thiết.Các tập tin có thể chứa lỗi dữ liệu, những sắc thái về giọng điệu cần điều chỉnh hoặc các chi tiết định dạng cần được trau chuốt trước khi gửi cho khách hàng, giáo viên hoặc người quản lý dự án.
Ưu điểm vượt trội so với các trợ lý AI khác
Khả năng tạo tài liệu không phải là hoàn toàn mới trong ngành, nhưng cách tiếp cận của Google nhằm mục đích tạo sự khác biệt. Các công cụ như ChatGPT và Claude đã cung cấp tính năng này từ lâu. một số loại xuất tập tinMặc dù có những hạn chế về định dạng hoặc quyền truy cập hạn chế vào các gói thanh toán.
Ví dụ, Claude đã thúc đẩy các chức năng nâng cao để tạo và phân tích các tập tin văn phòng, với bảng tính với các công thức chức năng, bài thuyết trình được trình bày cẩn thận và tài liệu được định dạng chuyên nghiệp.Tuy nhiên, nhiều tính năng trong số này chỉ dành cho người dùng trả phí, hạn chế quyền truy cập đối với những người không muốn hoặc không đủ khả năng chi trả phí đăng ký.
Đối với ChatGPT, có nhiều cách để truy cập các tệp Word, Excel hoặc PDF, thông qua... các tùy chọn phân tích dữ liệu, thông qua các plugin bên ngoài Chúng tích hợp với các chương trình như Excel. Kết quả rất hiệu quả, nhưng thường yêu cầu nhiều bước hơn và một số hiểu biết về các thiết lập bổ sung.
Song Tử khác với Cung cấp khả năng tạo tài liệu Office và các định dạng khác một cách dễ dàng ngay trong cửa sổ trò chuyện.Không cần cài đặt thêm plugin và theo Google, tính năng này có sẵn cho một lượng người dùng rất lớn. Trên thực tế, điều này giúp giảm bớt rào cản gia nhập cho những người đang tìm kiếm một tính năng đơn giản: yêu cầu một tệp cụ thể và nhận được nó mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Từ góc độ cạnh tranh về trí tuệ nhân tạo, động thái này phù hợp với cuộc chiến rộng lớn hơn nhằm giành lấy... Chuyển đổi các mô hình này thành bộ công cụ năng suất thực sự.Và không chỉ ở những chatbot có khả năng viết tốt. Khả năng chuyển đổi từ hội thoại sang một tập tin sẵn sàng để gửi đi đã trở thành một trong những lĩnh vực mà các công ty công nghệ lớn đang cố gắng tạo sự khác biệt cho mình.
Tác động đến năng suất lao động tại Tây Ban Nha và châu Âu
Tại các môi trường làm việc ở châu Âu, việc sử dụng Google Workspace và Microsoft Office đã trở nên phổ biến. Nó được tìm thấy trong các công ty, cơ quan chính phủ và các tổ chức giáo dục.Tính năng mới của Gemini nhằm mục đích giảm thiểu thời gian chết cho các tác vụ hành chính. Mỗi giờ lãng phí vào việc sao chép và dán các câu trả lời trò chuyện vào tài liệu là một nguồn lực không được sử dụng cho các hoạt động có giá trị cao hơn.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như những người làm nghề tự do tại Tây Ban Nha, việc tự động hóa này có thể đặc biệt hữu ích. Nhiều nhóm nhỏ tự quản lý việc này. ngân sách, đề xuất kinh doanh, tóm tắt dự án và tài liệu khách hàng.Việc có thể tạo ra các tập tin này chỉ từ một lệnh duy nhất giúp tiết kiệm được một phần thời gian và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp hơn mà không cần đầu tư vào các quy trình phức tạp.
Trong lĩnh vực giáo dục, cả giáo viên và học sinh đều có thể hưởng lợi từ điều này. Tài liệu hướng dẫn học tập dạng PDF, ghi chú có cấu trúc trong Word hoặc tổng hợp dữ liệu trong Excel. mà không cần phải trải qua quá nhiều bước trung gian giữa các ứng dụng. Tuy nhiên, khuyến nghị chung vẫn là xác minh rằng nội dung được tạo ra phù hợp với các tiêu chí học thuật và tính xác thực của dữ liệu được sử dụng.
Ngoài ra, công việc này cũng thường được thực hiện trong lĩnh vực hành chính công và các tổ chức phi lợi nhuận. Biên bản ghi nhớ, báo cáo hoạt động và bảng theo dõi theo định dạng tiêu chuẩnViệc giảm thiểu sự cản trở giữa quá trình tạo văn bản và tạo ra tệp tin cuối cùng có thể góp phần tạo ra các quy trình linh hoạt hơn. Tất nhiên, điều này luôn nằm trong khuôn khổ các chính sách bảo mật nội bộ và bảo vệ dữ liệu áp dụng cho từng tổ chức.
Song song đó, việc Google công bố tính khả dụng toàn cầu giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. các nhóm được phân bổ khắp các quốc gia châu Âu khác nhau. Áp dụng cùng một công cụ mà không cần dựa vào việc triển khai riêng biệt theo từng khu vực. Càng ít nỗ lực cần thiết để chuyển từ hướng dẫn bằng lời nói sang tài liệu dùng chung, việc tích hợp AI vào quy trình làm việc hiện có càng dễ dàng hơn.
Chúng ta có thể làm gì ngay hôm nay và cần thực hiện những biện pháp phòng ngừa nào?
Trong thông báo của mình, Google khẳng định cách sử dụng tính năng mới này rất đơn giản: chỉ cần Truy cập Gemini, chỉ rõ tệp nào cần thiết và để trình hướng dẫn tạo tài liệu.Từ đó, người dùng quyết định tải xuống hoặc lưu vào đám mây để tiếp tục làm việc sau.
Với phương pháp này, bạn có thể hình thành những thói quen nhỏ, tiết kiệm thời gian. Ví dụ: Tự động hóa việc tạo báo cáo PDF định kỳ. Sử dụng các chỉ số cụ thể, chuẩn hóa thư từ và đề xuất trong các mẫu Word hoặc lập bảng theo dõi trong Excel từ dữ liệu rải rác được cung cấp qua trò chuyện; một cách thực tế để làm điều này là Tự động hóa việc tạo báo cáo PDF định kỳ..
Dù kết quả có vẻ hoàn hảo đến đâu, điều quan trọng cần ghi nhớ là Trí tuệ nhân tạo có thể mắc lỗi về số liệu, công thức, ngày tháng hoặc các chi tiết pháp lý.Trong các văn bản liên quan đến quyết định kinh tế, cam kết hợp đồng hoặc phổ biến thông tin ra bên ngoài, việc thẩm định của con người vẫn là bước không thể thiếu trước khi chấp nhận bất cứ điều gì là hợp lệ.
Về vấn đề quyền riêng tư và quy định, vốn đặc biệt nghiêm ngặt ở Liên minh châu Âu, các tổ chức phải tiếp tục hướng dẫn nội bộ về loại thông tin nào được chia sẻ với dịch vụ đám mâyMặc dù công cụ này tiện lợi, nhưng không phải tất cả nội dung đều phù hợp để xử lý bằng loại trợ lý này mà không cần đánh giá rủi ro và tuân thủ quy định trước đó.
Nhìn chung, cảm nhận chung là bản cập nhật này giúp Gemini tiến bộ hơn. Vượt xa hơn những cuộc trò chuyện thông thường, đưa nó đến gần hơn với một công cụ làm việc hàng ngày.Nếu sử dụng một cách khéo léo, nó có thể giảm đáng kể gánh nặng công việc máy móc mà nhiều chuyên gia thực hiện hàng ngày.
