Trí tuệ nhân tạo của Google tiến thêm một bước nữa trong Workspace với việc mở rộng... Gemini trong Docs, Sheets, Slides và DriveĐược thiết kế để thay thế các tác vụ văn phòng thủ công bằng các tác vụ được hướng dẫn bởi trí tuệ nhân tạo, phong trào này nhằm mục đích chuyển đổi các ứng dụng từ trình soạn thảo văn bản đơn giản, bảng tính hoặc kho lưu trữ tệp thành các giải pháp toàn diện. các công cụ có khả năng tạo, tóm tắt và kết nối thông tin gần như chỉ dựa trên một chỉ dẫn bằng văn bản đơn giản.
Trong giai đoạn mới này, Song Tử trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu trong công việc hàng ngày.Nó giúp bạn tạo bản nháp hoàn chỉnh, sắp xếp các bảng phức tạp, đề xuất bố cục slide và định vị dữ liệu rải rác trên Drive mà không cần phải mở từng tài liệu riêng lẻ. Tất cả những tính năng này đang được triển khai đầu tiên trong giai đoạn beta và bằng tiếng AnhVới trọng tâm rõ ràng vào khách hàng trả phí của Google Workspace và, trong trường hợp của Drive, với việc ra mắt hạn chế tại Hoa Kỳ trước khi dần mở rộng sang các thị trường khác, bao gồm cả châu Âu.
Gemini tại Workspace: từ trợ lý tạm thời đến tâm điểm chú ý.
Với bản cập nhật này, Google đang tăng cường sự hiện diện của Gemini trực tiếp trong giao diện của Docs, Sheets, Slides và Drive.Chủ yếu thông qua một bảng điều khiển bên cạnh, từ đó bạn có thể trò chuyện với AI và đưa ra yêu cầu về nội dung bạn đang sử dụng. Nó không còn chỉ là một chatbot trong một tab riêng biệt nữa, mà là một phần của AI. hệ thống ngữ cảnh Nó hiểu được tài liệu, trang tính hoặc thư mục Drive đang được xem tại thời điểm đó.
Mục tiêu đã nêu là giảm thiểu sự phức tạp thường gặp trong nhiều quy trình làm việc: thu thập tài liệu, tóm tắt, định dạng, và cuối cùng mới viết hoặc trình bày. Với Gemini, Google hướng đến việc cho phép người dùng bắt đầu trực tiếp với kết quả gần đúng mà họ cần và để AI thực hiện phần còn lại. Người quản lý thông tin, người viết bài ở trình độ sơ cấp và nhà thiết kế bố cục cơ bản.trong khi người đó tập trung vào việc xem xét, sửa chữa và đưa ra quyết định.
Chiến lược này phù hợp với cuộc đua thị trường tổng thể, nơi các bộ ứng dụng như Microsoft 365 với Copilot hoặc các giải pháp bên ngoài như ChatGPT cũng đang cạnh tranh giành lấy vị trí "trợ lý hỗ trợ năng suất". Điểm khác biệt chính của Google là... Tích hợp sâu với ngữ cảnh Không gian làm việc: Email GmailCác tập tin trong Drive, các cuộc trò chuyện trong Chat hoặc các cuộc họp trong Lịch và Meet trở thành nguyên liệu thô trực tiếp cho trí tuệ nhân tạo (AI).
Đối với các nhóm làm việc tại châu Âu và Tây Ban Nha hiện đang sử dụng Workspace, điều này đồng nghĩa với khả năng: Để khai thác tối đa thông tin nội bộ mà không cần thêm công cụ mới.Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến nhược điểm là phụ thuộc vào các tính năng hiện đang được phát hành bằng tiếng Anh và có sự khác biệt về thời gian ra mắt tùy thuộc vào quốc gia và loại giấy phép.
Google Docs: từ trang trắng đến bản thảo có ngữ cảnh
Trong Google Docs, sự thay đổi dễ thấy nhất là việc Gemini đã vượt bậc, từ một trợ lý soạn thảo đơn giản trở thành một công cụ mạnh mẽ hơn. Công cụ tạo tài liệu hoàn chỉnh với ngữ cảnh thực tếChức năng được gọi là “Hãy giúp tôi sáng tạo” Nó cho phép bạn mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên loại tài liệu bạn cần — một báo cáo, một lịch trình, một bản tóm tắt, một đề xuất kinh doanh — và để AI xây dựng một bản nháp có cấu trúc.
Phiên bản đầu tiên đó không chỉ giới hạn ở văn bản thông thường: nó có thể được hỗ trợ bởi dữ liệu hiện có trong môi trường làm việcChẳng hạn như email được lưu trữ trong Gmail, các tệp tin cũ trong Drive, các cuộc trò chuyện nội bộ, hoặc thậm chí cả thông tin từ web. Điều này giải quyết một trong những nút thắt cổ chai phổ biến trong các công ty và cơ quan hành chính nhà nước: thu thập các vật liệu bị phân tán trước khi bắt đầu viết.
Sau khi tài liệu được tạo, Gemini không bắt buộc bạn phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi muốn thực hiện thay đổi. Người dùng có thể chọn các đoạn văn hoặc phần cụ thể và yêu cầu chỉnh sửa. Các lập luận được củng cố, nội dung được làm rõ hoặc giọng điệu được điều chỉnh. mà không cần tạo lại toàn bộ văn bản. Cách tiếp cận này duy trì ý tưởng về một “bản nháp có thể chỉnh sửa”: AI đề xuất và người dùng xem xét, điều này giúp giảm thời gian khởi động nhưng đòi hỏi phải đọc lại và phê bình sau đó.
Đối với môi trường cộng tác, Docs cũng bổ sung các tính năng cụ thể được thiết kế để ngăn tài liệu trở thành một mớ hỗn độn các kiểu định dạng. Đây là điểm nổi bật của nó. “Phù hợp với phong cách viết”, một tùy chọn phân tích giọng điệu tổng thể của văn bản và Điều chỉnh phần còn lại để thống nhất giọng nói.Điều này đặc biệt hữu ích trong các báo cáo có chữ ký của nhiều phòng ban hoặc trong các tài liệu truyền thông nội bộ có nhiều tác giả.
Cùng với đó xuất hiện “Phù hợp với định dạng tài liệu” (còn được gọi là “Khớp định dạng”), cho phép Sao chép cấu trúc và định dạng của tài liệu tham khảo.Do đó, nếu một tổ chức ở Tây Ban Nha sử dụng các mẫu rất nghiêm ngặt cho hợp đồng, báo giá hoặc báo cáo kỹ thuật, Gemini có thể tự động áp dụng bố cục đó cho các tệp mới và hoàn thiện chúng bằng dữ liệu từ email hoặc các tài liệu khác, chẳng hạn như đặt chỗ du lịch hoặc ngân sách.
Google Sheets: Từ Excel cổ điển đến công cụ phân tích tự động
Trong Google Sheets, cách tiếp cận của Google không chỉ đơn thuần là giúp người dùng viết công thức. Công ty đang giới thiệu Gemini như một công cụ hữu ích. một cộng sự có khả năng tạo ra toàn bộ bảng tính từ một hướng dẫn duy nhấtKết nối dữ liệu từ email, tài liệu và thậm chí cả kết quả tìm kiếm trên web để tạo bảng, bảng điều khiển và biểu đồ.
Một ví dụ điển hình là việc lập kế hoạch tài chính cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp ở châu Âu: thay vì tự thiết kế báo cáo lãi lỗ, người dùng chỉ cần mô tả nhu cầu (“báo cáo lãi lỗ hàng quý với doanh thu theo từng lĩnh vực kinh doanh và chi phí định kỳ”) và Gemini sẽ xây dựng cấu trúc đó. các bảng, danh mục và hình ảnh trực quan được cấu hình sẵnNgười dùng sau đó tập trung vào việc xem xét các số liệu và giả định, thay vì phải vật lộn với các phạm vi và định dạng.
Đặc điểm nổi bật nhất ở khu vực này là “Điền đầy Gemini”Công cụ này phân tích nội dung hiện có trên trang tính và có thể Điền đầy đủ các cột bằng dữ liệu mới, được phân loại hoặc tóm tắt.Trong nhiều trường hợp, phương pháp này cũng dựa vào thông tin từ internet. Theo số liệu do Google công bố, phương pháp này cho phép hoàn thành các nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan đến nhanh hơn chín lần Đánh máy thủ công trên các tờ giấy khổ trung bình, đặc biệt trong các tình huống cần... một trăm tế bào hoàn thành.
Ngoài tính năng tự động điền, Gemini còn tích hợp các khả năng mà chính công ty liên kết với những phát triển trong lĩnh vực khác. Google DeepMind và Google ResearchĐiều này dẫn đến các chức năng của tối ưu hóa và lập kế hoạch nâng caoCó khả năng đề xuất các giải pháp cho các vấn đề như phân công ca làm việc, phân bổ nguồn lực hoặc tổ chức lịch trình tuân thủ các quy tắc và hạn chế do công ty đề ra.
Đối với các lĩnh vực như bán lẻ, khách sạn hoặc logistics tại Tây Ban Nha, những sai lệch nhỏ trong khâu lập kế hoạch có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. cải thiện từ một đến ba điểm phần trăm lợi nhuận hoạt độngĐiều này có thể đạt được một cách đơn giản bằng cách giảm sự chồng chéo, thời gian làm việc không được sử dụng hiệu quả hoặc phân bổ khối lượng công việc không cân bằng. Tuy nhiên, việc sử dụng các chức năng này đòi hỏi phải có sự giám sát và quản trị: nếu AI đề xuất một kế hoạch, việc theo dõi quá trình thực hiện sẽ rất quan trọng. Tại sao lại đưa ra giải pháp đó? và điều chỉnh các quy tắc để tránh những kết quả bị nhân viên cho là không công bằng hoặc không thực tế.
Hơn nữa, bạn có thể truy cập vào bảng điều khiển bên Gemini trong Sheets. Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên về dữ liệu. (“Ba khách hàng nào có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất trong quý này?”, “Những đơn vị kinh doanh nào đã vượt quá ngân sách?”) và nhận được câu trả lời ngắn gọn mà không cần phải viết các công thức phức tạp, điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm kinh doanh không phải là chuyên gia phân tích dữ liệu.
Google Slides: Các bài thuyết trình "đúng với thương hiệu" nhờ sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo.
Trong Slides, Gemini được định vị là trợ lý thiết kế và kể chuyện bằng hình ảnhCông cụ này có thể tạo ra các slide mới từ một đoạn văn ngắn, tôn trọng chủ đề và phong cách hình ảnh của bài thuyết trình hiện có, sao cho kết quả cuối cùng nhất quán với nhận diện thương hiệu hoặc định dạng thông thường của tổ chức.
Bằng cách sử dụng tài liệu văn bản, bảng biểu hoặc ghi chú rải rác, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể... Chuyển đổi thông tin thành biểu đồ, sơ đồ và bản vẽ có thể chỉnh sửa.Những slide này đã sẵn sàng để chèn vào bài thuyết trình mà không cần phải trải qua nhiều bước bố cục thủ công. Điều này giúp giảm bớt một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất trong các bộ phận tư vấn, tiếp thị hoặc quản lý: chuyển đổi ý tưởng và dữ liệu thành các slide dễ hiểu.
Ngoài ra, bảng điều khiển bên Gemini trong Slides còn tích hợp các chức năng dành cho... Tạo ảnh tùy chỉnh, điều chỉnh phông nền hoặc đề xuất cấu trúc tường thuật. Đối với các bài thuyết trình, người dùng có thể yêu cầu, ví dụ, điều chỉnh màu sắc sao cho phù hợp với bảng màu được sử dụng trong phần còn lại của tài liệu hoặc đơn giản hóa thiết kế để tạo vẻ tối giản hơn, mà không cần phải làm lại từng slide bằng tay.
Nhìn xa hơn một chút, Google đã thông báo rằng họ đang nghiên cứu một tùy chọn cho Tạo bài thuyết trình hoàn chỉnh chỉ từ một mô tả duy nhất.Ví dụ, người dùng có thể yêu cầu một bộ năm slide cho bài thuyết trình kết quả tại một công ty Tây Ban Nha, và hệ thống sẽ đề xuất cấu trúc, phân bổ nội dung trên các trang khác nhau và áp dụng thiết kế nhất quán. Mục tiêu là rút ngắn một công việc hiện đang mất vài giờ xuống còn vài phút, điều này rất quan trọng đối với các nhà quản lý và nhóm thường xuyên tổ chức các cuộc họp và cần tài liệu trực quan nhanh chóng.
Song song đó, Gemini cũng có thể tạo hình ảnh tùy chỉnh trong Slides, với giới hạn tạo hàng ngày cao hơn Đối với những người sử dụng gói dịch vụ cao cấp, điều này cho phép minh họa các bài thuyết trình mà không cần sử dụng ngân hàng dữ liệu bên ngoài hoặc người biên tập bổ sung, mặc dù số lượng và chất lượng của sản phẩm tạo ra phụ thuộc vào loại gói dịch vụ đã ký kết.
Google Drive: từ nơi lưu trữ tập tin đến kho tri thức năng động.
Sự thay đổi sâu sắc nhất có lẽ đến từ Google Drive, từ chỗ chỉ được xem là ổ cứng đám mây nay đã trở thành một thiết bị hoạt động như... một kho tàng kiến thức có thể tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiênĐiểm mấu chốt ở đây là Tổng quan về AICác bản tóm tắt được tạo tự động và hiển thị ở đầu kết quả tìm kiếm trong Drive.
Thay vì dựa vào tên tệp hoặc từ khóa rất chính xác, người dùng có thể Đặt thêm câu hỏi mở Ví dụ như “cho tôi xem phản hồi của khách hàng về chiến dịch mùa đông” hoặc “những giao dịch nào đã được thực hiện với nhà cung cấp này năm ngoái”. Gemini xem xét các tài liệu mà người đó đã có quyền truy cập và trình bày một bản tóm tắt. tổng hợp với các đoạn trích dẫn, giúp việc tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn mà không cần phải mở hàng tá tệp khác nhau.
Phương pháp này được bổ sung bởi chức năng "Hỏi Gemini" trên DriveTính năng này cho phép hội thoại nhiều lượt với AI bằng cách sử dụng các tệp từ Drive làm cơ sở, cũng như dữ liệu từ Gmail, Lịch và Trò chuyện, cùng với thông tin web có liên quan. Người dùng có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm và quyết định nguồn nào được bao gồm, điều này rất quan trọng trong bối cảnh có các yêu cầu tuân thủ quy định ở Châu Âu.
Một khái niệm đặc biệt thú vị đối với các tổ chức là khả năng của gom các nguồn lực thành “dự án”Đây là các bộ tài liệu, email và các nguồn tài nguyên khác có thể được lưu và chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm, luôn tôn trọng quyền truy cập hiện có. Bằng cách này, một dự án thuế, một gói thầu công khai hoặc tài liệu sản phẩm có thể được tham khảo chung mà không cần phải xây dựng lại bối cảnh mỗi lần.
Đối với các tính năng nâng cao hơn của Drive, Google đã lựa chọn cách triển khai thận trọng: Đầu tiên tại Hoa Kỳ và bằng tiếng Anh.và chủ yếu dành cho khách hàng có gói AI cụ thể (AI Pro, AI Ultra và những người tham gia chương trình Gemini Alpha). Khi công ty xác nhận chức năng và mức độ chấp nhận của người dùng, các khả năng này dự kiến sẽ được mở rộng sang các khu vực khác, bao gồm cả Liên minh Châu Âu, nơi việc xử lý dữ liệu kinh doanh và giải thích cách thức sử dụng dữ liệu đó để huấn luyện hoặc cung cấp dữ liệu cho các mô hình AI là những vấn đề đặc biệt nhạy cảm.
Tự động hóa quy trình làm việc và vai trò của Workspace trong công ty
Ngoài các ứng dụng riêng lẻ, Google đang thúc đẩy thêm một lớp tự động hóa nữa dưới thương hiệu của mình. Không gian làm việc StudioĐược thiết kế để tự động kết nối các công cụ khác nhau trong bộ phần mềm. Mặc dù vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, đề xuất này cho phép, ví dụ, Gắn nhãn email theo mức độ khẩn cấp, tạo bản tóm tắt trước các cuộc họp trong Meet hoặc tạo các nhiệm vụ cần theo dõi. Dựa trên những gì đã được thống nhất trong cuộc gọi video, hoàn toàn không cần đến các dịch vụ tự động hóa bên ngoài.
Trên thực tế, tầm nhìn này đặt Workspace vào vị trí cạnh tranh trực tiếp với các nền tảng và trình kết nối không cần lập trình như Zapier hoặc Make, nhưng với lợi thế bổ sung là trí tuệ nhân tạo của Gemini hiểu được nội dung của tin nhắn và tài liệu, chứ không chỉ các trường kỹ thuật của từng ứng dụng. Đối với các nhóm ở châu Âu đang cố gắng giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ khác nhau đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nội bộ, Tập trung hóa tự động hóa trong một môi trường duy nhất Đó có thể là một lập luận thuyết phục.
Triết lý của Google là trí tuệ nhân tạo không nên chỉ là một "robot trợ giúp" bị gạt sang một bên mà phải trở thành một phần quan trọng của nó. một lớp trung gian chuẩn bị công việc trước đó.Từ việc soạn thảo tài liệu đến tóm tắt toàn bộ thư mục tệp, bao gồm cả việc tạo danh sách việc cần làm, bảng điều khiển số liệu hoặc dàn ý bài thuyết trình, cách tiếp cận này cũng hàm chứa một sự thay đổi về văn hóa: thay vì viết ít hơn, người dùng hiện đang xem xét nhiều hơn và quyết định nên sử dụng những đề xuất nào của AI và loại bỏ những đề xuất nào.
Đồng thời, công ty cũng nhận thức được những rủi ro liên quan: những lỗi sai thuyết phục hoặc cách hiểu sai Tóm lại, những lỗi này có thể lan nhanh trong một tổ chức nếu không được phát hiện. Do đó, một trong những thông điệp thường xuyên của Google là tầm quan trọng của việc hiển thị trích dẫn và nguồn, cũng như giới hạn phản hồi chỉ đối với nội dung mà người dùng đã có quyền truy cập, điều này giúp tăng cường khả năng truy vết và tuân thủ quyền truy cập.
Kế hoạch, quyền truy cập và triển khai theo từng giai đoạn
Các tính năng mới của Gemini trong Workspace không mang lại lợi ích đồng đều cho tất cả người dùng. Một mặt, Các gói dịch vụ Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard và Enterprise Plus Chúng tích hợp một bộ chức năng AI cơ bản mà không tính thêm phí trong gói đăng ký, đặc biệt hướng đến việc viết, tóm tắt và hỗ trợ ngữ cảnh trong tài liệu.
Đối với những người cần sử dụng nhiều hơn, Google cung cấp các tiện ích bổ sung trả phí như... Truy cập mở rộng AI và Truy cập siêu cấp AI (hoặc các tên gọi tương tự tùy thuộc vào thị trường), giúp mở rộng số lượng yêu cầu hàng ngày, tạo hình ảnh trong Slides Và trong một số trường hợp, người dùng sẽ được tiếp cận với các tính năng nghiên cứu nâng cao và phân tích chuyên sâu hơn. Một số tính năng này được cung cấp với giá ưu đãi trong thời gian có hạn, và sẽ được kích hoạt đầy đủ vào tháng 3, khuyến khích các doanh nghiệp và chuyên gia xem xét các tùy chọn có sẵn trong hợp đồng hiện tại của họ.
Song song đó, Google duy trì các chương trình cụ thể như sau: Song Tử AlphaNhững chương trình này được thiết kế dành cho các tổ chức muốn là những người đầu tiên thử nghiệm các tính năng tiên tiến nhất. Nhiều tính năng mới được mô tả—đặc biệt là trong Drive và tự động hóa quy trình làm việc nâng cao—ban đầu sẽ được triển khai trong số các tổ chức khác. người đăng ký Google AI Pro và Google AI Ultra và các khách hàng doanh nghiệp trong chương trình ban đầu đó.
Một yếu tố quan trọng khác là ngôn ngữ và địa lý. Theo thông tin do công ty cung cấp, Docs, Sheets và Slides nhận được các tính năng AI mới bằng tiếng Anh với phạm vi toàn cầu.Mặc dù phần nhạy cảm nhất của Drive (Tổng quan AI và truy vấn chéo với Gmail, Lịch và Trò chuyện) hiện đang bị hạn chế đối với người dùng tại Hoa Kỳ. Dự kiến rằng, sau khi các mô hình và quy trình tuân thủ được điều chỉnh, sẽ được mở rộng dần sang các ngôn ngữ và khu vực khác.Trong đó có Tây Ban Nha, nơi sự quan tâm đến các công cụ AI dành cho kinh doanh đang ngày càng tăng, nhưng các yêu cầu về quy định cũng ngày càng cao.
Tóm lại, việc mở rộng Gemini sang Docs, Sheets, Slides và Drive củng cố ý tưởng về một Không gian làm việc, nơi mà... Trí tuệ nhân tạo không chỉ trả lời các câu hỏi cụ thể mà còn soạn thảo văn bản, chuẩn hóa kiểu chữ, sắp xếp dữ liệu và trích xuất thông tin quan trọng từ các tệp tin của doanh nghiệp.Nếu các công ty châu Âu áp dụng những khả năng này một cách khôn ngoan—tận dụng lợi ích tiết kiệm thời gian nhưng không hy sinh việc xem xét thủ công và tính minh bạch trong việc sử dụng dữ liệu—thì cách chúng ta làm việc với tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình và kho lưu trữ dùng chung có thể thay đổi nhiều hơn trong những năm tới so với thập kỷ trước.
