Thức dậy, mở điện thoại và thấy... Hàng chục, thậm chí hàng trăm email chưa đọc trong Gmail. Việc này đã trở thành một thói quen khá thường nhật. Giữa các tin nhắn công việc, thông báo, lời nhắc nhở và tệp đính kèm, việc quản lý email có thể trở thành gánh nặng hơn là giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả.
Để cố gắng giảm bớt sự lộn xộn kỹ thuật số đó, Google đang thử nghiệm CC, một trợ lý năng suất mới được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo. Được thiết kế để giúp bạn sắp xếp công việc trong ngày ngay từ email đầu tiên buổi sáng. Về lý thuyết, sứ mệnh của nó rất đơn giản: chỉ với một thông báo, bạn có thể biết được việc nào cần ưu tiên và việc nào có thể chờ đợi.
CC là gì và nó có thể giúp bạn như thế nào với Gmail?
CC là một tác nhân tăng năng suất thử nghiệm dựa trên... Mô hình AI Gemini Ứng dụng này hoạt động kết nối với ba dịch vụ chính của Google: Gmail, Google Calendar và Google Drive. Thay vì chỉ hiển thị email, lịch hẹn và tập tin riêng lẻ, nó cố gắng tạo ra một cái nhìn tổng quan thống nhất về tất cả những việc bạn cần làm.
Chức năng chính của nó là tạo ra một email mỗi sáng với tiêu đề “Một ngày của bạn phía trước”Trong tin nhắn đó, CC tập hợp các nhiệm vụ mà cô ấy cho là ưu tiên, các sự kiện đã lên lịch trong lịch, các lời nhắc nhở liên quan và các tài liệu trên Drive có thể cần thiết để hoàn thành công việc trong ngày.
Ý tưởng là, thay vì đi Tôi liên tục chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác để xem ngày hôm nay sẽ mang đến điều gì.Người dùng sẽ nhận được một bản tóm tắt ngắn gọn vào buổi sáng trong hộp thư đến của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người nhận được nhiều email hoặc có lịch trình rất bận rộn. Bản tóm tắt này đóng vai trò như một danh sách ưu tiên nhanh. và khá dễ tiêu hóa.
Theo công ty, CC đang được triển khai như một thử nghiệm trong Google Labs.Hiện tại, tính năng này vẫn đang trong giai đoạn phát triển rất sớm. Nó chưa phải là một tính năng tiêu chuẩn của Gmail hay một sản phẩm khép kín, ít nhất là ở thời điểm hiện tại, mà chỉ là một dịch vụ đang trong giai đoạn thử nghiệm và chỉ một số người dùng mới có thể truy cập.
Đây là cách hoạt động của bản tóm tắt hàng ngày "Ngày của bạn sắp tới"
Cốt lõi của phát minh này là tờ báo Daily Mail. Mỗi sáng, CC phân tích thông tin có sẵn trong Gmail và Drive và Lịch Googlevà chọn lọc những gì cô ấy cho là quan trọng nhất trong ngày hôm đó. Cô ấy không cố gắng thể hiện tất cả mọi thứ, mà chỉ tóm tắt lại.
Trong thông báo đó, người dùng có thể tìm thấy, một cách có cấu trúc, các nhiệm vụ chính cần được chú ýCác cuộc họp hoặc cuộc hẹn đã lên lịch, các hạn chót sắp tới (chẳng hạn như các hóa đơn cần thanh toán) và các tài liệu liên quan đến các hoạt động đó.
Kết quả là một bản tóm tắt mà theo Google, nhằm mục đích là Rõ ràng, ngắn gọn và dễ thực hiện.Nói cách khác, đó không chỉ đơn thuần là một danh sách các việc cần làm, mà còn phải thực sự giúp đưa ra quyết định: nên làm việc gì trước, việc gì có thể hoãn lại và việc gì không được phép quên trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
Hơn nữa, tác nhân này có khả năng soạn thảo email Ứng dụng sẽ tự động thông báo khi phát hiện cần trả lời tin nhắn, cũng như tạo các liên kết lịch sẵn sàng sử dụng khi cần lên lịch cuộc họp hoặc chặn một khung giờ trong chương trình nghị sự.
Trợ lý email lắm lời
CC không chỉ gửi email hàng ngày rồi thôi. Người dùng có thể tương tác với trợ lý ảo chỉ bằng cách trả lời tin nhắn “Một ngày của bạn sắp tới”. hoặc bằng cách gửi cho anh ấy một email cụ thể khi anh ấy cần.
Bằng cách trả lời câu hỏi tóm tắt đó, ta có thể Sửa thông tin, bổ sung những chi tiết cá nhân hoặc yêu cầu thay đổi. Bạn có thể tùy chỉnh loại nội dung mình muốn nhận. Bạn cũng có thể gửi ý tưởng hoặc ghi chú nhanh để tránh bị mất, gần giống như một cuốn sổ tay thông minh.
Google giải thích rằng, theo thời gian, CC "học hỏi" từ các hướng dẫn của người dùng. và điều chỉnh cách ưu tiên và trình bày thông tin. Mặc dù vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, mục đích là tinh chỉnh những gì hiển thị và những gì được giữ ở chế độ nền để tránh làm người dùng bị quá tải.
Ngoài chủ đề thảo luận hàng ngày, còn có tùy chọn sau: Gửi email trực tiếp đến địa chỉ có dạng username+cc@gmail.comBằng cách này, bạn có thể yêu cầu tóm tắt về một chủ đề cụ thể, nhắc nhở hoặc tìm kiếm trong tin nhắn mà không cần chỉ dựa vào email buổi sáng.
CC cung cấp những hỗ trợ gì trong Gmail?
Ngoài phần tóm tắt hàng ngày, CC được thiết kế như... một công cụ tăng năng suất "chủ động" hơn so với các chức năng lọc truyền thống. Từ Gmail. Cách tiếp cận của nó vượt xa các nhãn hoặc quy tắc email truyền thống.
Trong số các khả năng mà Google đã nêu chi tiết, có khả năng... ghi nhớ các ý tưởng và nhiệm vụ Những thông tin mà người dùng không muốn bỏ lỡ, cũng như giúp họ luôn hiện diện trong bản tóm tắt khi thời điểm thích hợp để hành động đến gần.
Một tính năng đáng chú ý khác là hỗ trợ việc soạn thảo phản hồiCông cụ này có thể tạo bản nháp email dựa trên ngữ cảnh của các tin nhắn nhận được, nhờ đó bạn chỉ cần xem lại và chỉnh sửa văn bản trước khi gửi.
CC cũng có thể Phát hiện các tình huống thích hợp để tạo sự kiện trong lịch. —chẳng hạn như một cuộc họp cần lên lịch hoặc một cuộc hẹn khám bệnh được gửi qua thư— và chuẩn bị sẵn các liên kết Lịch để thêm vào chương trình nghị sự.
Mục tiêu cuối cùng của nó là vượt ra khỏi khuôn khổ một bản tóm tắt thụ động đơn thuần và trở thành một trợ lý đề xuất các bước cụ thể Để kiểm soát công việc trong ngày mà không cần phải tự tay kiểm tra từng email.
Mối liên hệ với Gemini và các tính năng AI khác trong Gmail
CC không phải là bước tiến vào vùng đất chưa được khám phá. Gmail từ lâu đã tích hợp các công cụ trí tuệ nhân tạo, bao gồm... Gemini, trợ lý AI tích hợp dưới dạng trò chuyện. ngay trong email đóTrợ lý này cho phép bạn yêu cầu tóm tắt các chuỗi tin nhắn dài, hỗ trợ viết thư trả lời hoặc tìm kiếm thông tin cụ thể trong vô số tin nhắn.
Song Tử cũng có thể Hiển thị tóm tắt tự động trong một số email.Điều này cho phép người dùng nắm được nội dung tin nhắn ngay lập tức mà không cần phải đọc từng chữ một. Nhờ đó, việc ưu tiên mở tin nhắn nào trước trong hộp thư đến quá đầy trở nên dễ dàng hơn.
Trong bối cảnh này, CC được trình bày như sau: một dịch vụ riêng biệt và bổ sungNó tập trung nhiều hơn vào việc tổ chức tổng thể công việc trong ngày hơn là quản lý riêng lẻ từng tin nhắn. Google định nghĩa nó là một "dịch vụ thử nghiệm độc lập", tách biệt với các ứng dụng Gemini tiêu chuẩn và chưa được tích hợp vào... Không gian làm việc của Google.
Việc Gemini và CC cùng tồn tại phù hợp với chiến lược của công ty. thử nghiệm các định dạng AI khác nhau Để xem cái nào hoạt động tốt nhất trong thực tế: trợ lý đàm thoại, tóm tắt trong email, và giờ là một "tác nhân" sắp xếp toàn bộ công việc trong ngày vào một email duy nhất.
Tính khả dụng: Ai có thể thử nghiệm CC và trong điều kiện nào?
Trong giai đoạn đầu tiên này, Google đã làm rõ rằng CC chỉ khả dụng cho một nhóm người dùng hạn chế.Quyền truy cập được cung cấp như một phần của Google Labs và yêu cầu đăng ký vào danh sách chờ thông qua trang web chính thức.
Hiện tại, Chỉ những tài khoản Google cá nhân tại Hoa Kỳ và Canada mới có thể đăng ký.Ứng dụng này hiện không được hỗ trợ sử dụng với tài khoản doanh nghiệp Google Workspace và chưa có ngày cụ thể nào được công bố cho việc mở rộng sang châu Âu hoặc các thị trường khác.
Ngoài ra, Google đang ưu tiên những người Họ đang sử dụng gói Google AI Pro và Google AI Ultra.Tức là, những người dùng đã trả phí cho các tính năng trí tuệ nhân tạo nâng cao. Nhóm này là những người được tiếp cận sớm với thử nghiệm.
Công ty cũng nêu rõ rằng CC yêu cầu một số tùy chọn cấu hình thông minh nhất định phải được kích hoạt. Trong tài khoản, quyền truy cập đó có thể bị thu hồi bất cứ lúc nào từ mục kết nối tài khoản nếu người dùng muốn ngừng sử dụng dịch vụ.
Từ châu Âu, và đặc biệt là từ Tây Ban Nha, hiện tại chỉ còn lại một điều duy nhất. Hãy chú ý theo dõi các thông báo về việc mở rộng.Vì hiện chưa có hỗ trợ chính thức và chưa có ngày phát hành chính thức nào ngoài khu vực Bắc Mỹ.
Mẹo và lưu ý khi sử dụng tác nhân AI làm CC
Mặc dù CC được thiết kế để đơn giản hóa cuộc sống hàng ngày, không thay thế kiểm tra hộp thư đếnViệc dựa vào bản tóm tắt hàng ngày có thể rất hữu ích, nhưng thỉnh thoảng nên kiểm tra xem có tin nhắn quan trọng nào bị bỏ sót trong danh sách ưu tiên của AI hay không.
Bạn cũng nên dành ra vài phút để Điều chỉnh tùy chọn và cung cấp phản hồi Trả lời email “Lịch trình một ngày của bạn”. Việc chỉ rõ loại thông báo nào không cần thiết và loại nào bị thiếu sẽ giúp nhân viên thích ứng tốt hơn với cách làm việc của từng người.
Trong khi đó, những lời khuyên kinh điển về quản lý email vẫn còn giá trị: xóa tin nhắn cũ, dung lượng lớnThường xuyên dọn sạch thùng rác và thư mục thư rác, đồng thời kiểm tra dung lượng trống trong Google Drive và Google Photos để tránh vượt quá giới hạn dung lượng lưu trữ dùng chung.
Từ góc độ bảo mật thông tin cá nhân, việc sử dụng các loại tác nhân này ngụ ý rằng: Trí tuệ nhân tạo phân tích email, lịch hẹn và tài liệu. Để tạo ra các bản tóm tắt. Do đó, điều quan trọng là phải xem lại các điều khoản dịch vụ để xem những gì được quy định. kiểm soát dữ liệu Google cung cấp và đánh giá mức độ bạn muốn ủy thác một phần công việc tổ chức cá nhân của mình cho các công cụ này.
CC gia nhập danh sách các thử nghiệm của Google. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào email và quản lý thời gianNếu các thử nghiệm tại Hoa Kỳ và Canada thành công và dịch vụ này mở rộng sang nhiều khu vực hơn, người dùng châu Âu có thể tìm thấy một "người bạn đồng hành" mới trong hộp thư đến của họ, sẵn sàng giúp sắp xếp lại những buổi sáng hỗn loạn nhất.
