Không nghi ngờ gì nữa, e-mail là phương tiện truyền thống và phổ biến nhất tồn tại để gửi tin nhắn qua Internet. Ở đây chúng tôi dạy bạn cCách thức hoạt động của email. Hãy đến và khám phá mọi thứ liên quan đến công cụ thông tin và giao tiếp quan trọng này.
Email hoạt động như thế nào?
Thư điện tử hay e-mail là phương tiện cho phép bạn trao đổi tin nhắn riêng tư với những người dùng Internet khác từ mọi nơi trên thế giới. Mỗi người dùng yêu cầu một địa chỉ email duy nhất mà không người dùng nào khác trên mạng có, qua đó họ gửi và nhận thư từ kỹ thuật số.
Khi chúng tôi nhận được e-mail, e-mail sẽ đi theo đường dẫn của nó từ mạng này sang mạng khác cho đến khi đến nhà cung cấp internet của chúng tôi. Sau khi ở đó, nó được gửi vào tủ cá nhân của chúng tôi, từ đó chúng tôi thu thập nó thông qua một chương trình email.
tính năng
Tiếp theo, trong cách thức hoạt động của email, chúng tôi đề cập đến các đặc điểm chính khiến công cụ này trở thành một phương tiện hiệu quả và tiết kiệm cho giao tiếp kỹ thuật số:
Nhanh
Có thể nói, tốc độ trao đổi tin nhắn giữa nhiều người dùng gần như tức thời, bất kể vị trí địa lý họ đang ở đâu.
Thuộc kinh tế
Nói chung, chi phí liên lạc tương đương với một cuộc gọi nội hạt, điều này làm cho nó trở thành lựa chọn rẻ nhất so với điện thoại hoặc fax.
Bê tông
Nó góp phần hình thành thói quen viết, về độ chính xác của thông điệp được viết.
Thường trực
Dịch vụ này có sẵn quanh năm và vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Không nhất thiết phải kết nối internet để nhận tin nhắn. Chúng được lưu trữ trên máy chủ thư cho đến khi chúng tôi kết nối và có thể tải xuống.
Sinh thái
Đóng góp vào việc bảo tồn tài nguyên thiên nhiên do không có giấy trong việc gửi thông điệp.
Có hiệu quả
Tăng năng suất bằng cách cho phép bạn gửi cùng một tin nhắn cho nhiều người cùng một lúc.
Linh hoạt
Cho phép bạn đính kèm bất kỳ loại tệp nào cùng với tin nhắn. Người nhận có thể sửa đổi tệp đính kèm theo ý muốn.
Thoải mái
Tin nhắn nhận được không cần phải được trả lời ngay lập tức, nhưng người nhận được nó quyết định khi nào và làm thế nào để trả lời. Điều mà anh ấy đạt được bằng cách nhấp vào tùy chọn Trả lời.
riêng
Việc sử dụng người dùng và mật khẩu duy nhất để truy cập vào tài khoản email đảm bảo tính riêng tư của thông tin.
Completo
Nó bao gồm việc sử dụng các công cụ khác, chẳng hạn như lịch, trò chuyện và danh sách liên hệ.
cấu trúc
Một email được tạo thành từ tiêu đề và nội dung của thư.
Tiêu đề
Nó chứa địa chỉ email của người gửi tin nhắn và chủ đề, chủ đề, lý do hoặc tiêu đề của tin nhắn.
Cơ thể
Nó đề cập đến văn bản tạo nên nội dung của tin nhắn. Nói chung, phần này cũng bao gồm chữ ký của tác giả. Chữ ký là tùy chọn và đề cập đến dữ liệu cơ bản (tên, địa chỉ và số điện thoại) của người nhận, ngoài một vài dòng nhỏ đặc trưng cho nó.
Máy chủ
Máy chủ email chịu trách nhiệm lưu trữ các tin nhắn đã nhận cho đến khi người dùng cuối có thể nhận hoặc tải chúng xuống. Nếu nó không chấp nhận thư, máy chủ email có trách nhiệm trả lại cho người nhận ban đầu, thông báo về sự cố hoặc lỗi.
Các loại máy chủ
Các loại máy chủ email chính là:
SMTP
Đề cập đến Giao thức chuyển thư đơn giản. Về cơ bản, nó là một phần mềm chạy trên máy tính để thực hiện việc chuyển tin nhắn. Nói cách khác, nó đóng vai trò trung gian giữa việc nhận và gửi thông điệp. Trong quy trình của nó, nó liên quan đến cả các máy chủ email khác và những người sử dụng thư.
POP
Nó là dạng rút gọn của một máy chủ Giao thức Bưu điện. Nó cho phép người dùng tải xuống tin nhắn thông qua việc sử dụng một phần phần mềm chuyên dụng. Bằng cách này, anh ta chịu trách nhiệm cho phép truy cập vào việc lưu trữ các email. Nói cách khác, POP không hơn gì một tài khoản email truyền thống, được đọc thông qua các chương trình email client.
IMAP
Về Giao thức Truy cập Tin nhắn Internet. Đây là phần mềm cho phép truy cập rộng rãi vào các thư mục e-mail do người dùng tạo trên máy chủ. Nó cho phép sự kết hợp giữa tất cả các thư mục và thư do người dùng tạo và dữ liệu được lưu trữ cục bộ.
Tài khoản email trên web
Nó là một dịch vụ email cho phép bạn đọc một email thông qua một trang web chứ không phải thông qua một chương trình đọc. Nó cũng không yêu cầu sở hữu máy tính của riêng bạn. Cuối cùng, nó là bản sao của tài khoản POP. Hai đại diện hàng đầu của nó là Yahoo Mail và Hotmail.
POP và Webmail
Nhờ những tiến bộ của công nghệ, ngày nay có thể đọc tài khoản Webmail từ ứng dụng thư khách và tài khoản POP thông qua các trang web. Ví dụ về trường hợp đầu tiên là khả năng Hotmail cung cấp để đọc và gửi tin nhắn từ một tài khoản webmail đã được mở trên trang web của bạn. Điều này được thực hiện thông qua việc sử dụng trình đọc thư Outlook Express.
Về phần mình, dịch vụ webmail của Yahoo cho phép bạn đọc tài khoản POP từ trang web của mình. Đối với điều đó, người dùng phải được đăng ký hợp lệ với Yahoo. Ưu điểm chính của nó là người dùng có thể kiểm tra tài khoản của họ từ bất kỳ máy tính nào. Tuy nhiên, nếu bạn chưa đăng ký, bạn không thể gửi tin nhắn từ tài khoản POP đó, mà từ tài khoản Yahoo webmail.
Email nói
Một số phần mềm chuyên dụng cung cấp tùy chọn gửi email đã ghi. Sự khác biệt giữa giải pháp thay thế này và thực tế là đính kèm tệp âm thanh trong thư nằm ở khả năng nén kích thước tệp của chương trình.
Mặc dù một tệp âm thanh dài một phút có thể nặng tới 5MB và khi nén theo cách truyền thống sẽ mất 5% dung lượng, nhưng kích thước ban đầu của email đã ghi sẽ giảm 20-30%. Nhược điểm chính của nó là, nhất thiết, bất kỳ ai nhận được e-mail đã ghi âm đều phải có chương trình phát âm thanh, tương thích với công nghệ này.
Voice E-mail và V3mail là những ví dụ về loại dịch vụ email nói.
Các chức năng cơ bản
Với sự tiến bộ của công nghệ, ngày càng có nhiều lợi nhuận từ email. Dưới đây là một số chức năng mà chúng tôi có thể quan tâm:
Quản lý sổ địa chỉ
Bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ email nào đều cho phép chúng tôi lưu trữ dữ liệu của các liên hệ kỹ thuật số của chúng tôi thông qua việc sử dụng sổ địa chỉ. Trong đó bạn có thể bao gồm, ngoài địa chỉ e-mail, tên và họ, địa chỉ phòng hoặc cơ quan, số điện thoại và fax, và ngày sinh nhật.
Bằng cách này, chúng tôi không cần thiết phải viết địa chỉ email của bạn mỗi khi chúng tôi muốn gửi tin nhắn cho một người cụ thể. Chỉ bằng cách chọn tên của bạn từ danh sách, địa chỉ của bạn đã xuất hiện trong tiêu đề của thư. Tương tự, tùy chọn này cho phép bạn thêm địa chỉ liên hệ mới và tạo nhóm người nhận, những người mà bạn có thể gửi tin nhắn cùng một lúc. Ví dụ, chúng ta có thể lập nhóm bạn bè, làm việc, học tập, v.v.
Sử dụng lệnh
Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ mà chúng tôi phụ thuộc vào, chúng tôi có khả năng truy cập các phím tắt hoặc tổ hợp phím để hỗ trợ cả việc viết và gửi tin nhắn cũng như các hành động khác trong email. Tổ hợp phím Ctrl + U có tác dụng truy cập trực tiếp vào cửa sổ Thư mới.
Với phím tắt Ctrl + P, chúng ta có thể gửi tin nhắn nhận được để in. Chỉ cần mở tin nhắn và nhấn tổ hợp phím. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, từ đó chúng ta sẽ chọn thiết bị đích và đặt chất lượng và số lượng bản in.
Nếu chúng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + A, cửa sổ Đọc tin nhắn sẽ mở ra. Ctrl + Shift + V, cho phép bạn di chuyển thư đến một thư mục cụ thể. Hướng dẫn được kết thúc bằng phím Enter, sau khi chọn thư mục đích.
Lệnh Ctrl + Y cho phép bạn truy cập trực tiếp và nhanh chóng đến một thư mục nhất định, sau khi chúng tôi lựa chọn. Về phần mình, với Ctrl + Shift + B, chúng tôi truy cập trực tiếp vào sổ địa chỉ.
Quản lý thư mục
Một chức năng rất hữu ích, có trong bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ email nào, là quản lý các thư mục tin nhắn. Cho phép tạo các thư mục nơi lưu trữ tất cả các tin nhắn được gửi đến người nhận hoặc nhóm người nhận đó. Nhiều thư mục có thể được tạo ở một cấp duy nhất hoặc, nếu chúng ta muốn, trong một thư mục, chúng ta có thể tạo một cấp độ lại.
Giống như tất cả các chức năng đặc biệt khác của e-mail, chức năng này cũng dễ dàng đạt được. Trong thanh Menu, trong tài khoản của chúng tôi, chúng tôi chọn các tùy chọn Tệp> Thư mục> Thư mục mới.
Quản lý hộp thư đến
Với chức năng này, chúng tôi có thể quản lý tất cả các thư đến hộp thư đến của chúng tôi, thiết lập các quy tắc như: xóa, sao chép, di chuyển, trong số các tùy chọn khác. Tùy thuộc vào phiên bản của nhà cung cấp dịch vụ, các quy tắc này được đặt trong Công cụ> Hỗ trợ hộp thư đến hoặc Công cụ> Quy tắc tin nhắn> Thư.
Xóa tin nhắn
Đôi khi, chúng tôi muốn xóa một số thư, vì chúng vượt quá kích thước nhất định hoặc vì chúng tôi không muốn nhận chúng từ một người nhận cụ thể. Trong cả hai trường hợp, chúng tôi có thể thiết lập một quy tắc cho phép chúng tôi loại bỏ vĩnh viễn chúng khỏi thư của chúng tôi. Khi bên trong thư, chúng tôi đi tới Công cụ> Quy tắc thư> Thư.
Một cách khác là, trong Điều kiện, chọn Kích thước thư lớn hơn kích thước> Xóa nó khỏi máy chủ. Tại thời điểm này, chúng ta phải xác định kích thước bằng Kbyte, như một tiêu chí để loại bỏ các thông báo. Chúng tôi đặt tên cho quy tắc mới được tạo và chọn OK. Cuối cùng, chúng ta nhấn OK hai lần để lưu thay đổi.
Ngoài ra, để biết thêm chi tiết về email hoạt động như thế nào, chúng tôi sẽ trả lời từng câu hỏi sau:
Làm thế nào để tạo một tài khoản email?
Hiện tại, hai trong số các nhà cung cấp email phổ biến nhất là Gmail Outlook. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo tài khoản email trong Google và Hotmail.
Email Gmail
Nhiều ứng dụng hiện đại, cho dù là để truy cập thiết bị di động hay tải tài liệu trực tuyến, đều yêu cầu email Gmail từ Google. Ở đây chúng ta sẽ xem cách lấy nó.
Bước đầu tiên là truy cập vào địa chỉ web www.gmail.com và nhấp vào Tạo tài khoản.
Tiếp theo, chúng ta phải viết các thông tin được yêu cầu, chẳng hạn như: tên, họ, tên người dùng và mật khẩu. Ngoài ra, họ yêu cầu chúng tôi về ngày sinh, giới tính (nam hoặc nữ), quốc gia, số điện thoại và địa chỉ email thay thế. Điều quan trọng cần lưu ý là tên người dùng phụ thuộc vào tính khả dụng của hệ thống.
Ngoài ra, chúng tôi được yêu cầu chọn một câu hỏi bảo mật và viết câu trả lời của bạn. Điều này sẽ giúp chúng tôi khôi phục tài khoản của mình trong trường hợp chúng tôi cần nó sau này. Cuối cùng, chúng tôi được yêu cầu xác minh một từ bảo mật do hệ thống cung cấp tự động.
Bước cuối cùng là chấp nhận các điều khoản dịch vụ. Để thực hiện việc này, khi chúng tôi đọc các điều kiện, chúng tôi nhấp vào tùy chọn Tôi đồng ý tạo tài khoản của mình. Bây giờ chúng ta có thể nhập tài khoản email Gmail của mình lần đầu tiên. Đối với điều này, chúng tôi chỉ cần tên người dùng và mật khẩu mới tạo của chúng tôi. Chúng tôi nhấp vào tùy chọn Access, và thế là xong.
Thư Outlook
Outlook là phiên bản kế thừa của Hotmail. Hiện tại, để truy cập các ứng dụng như Skype, OneDrive, Xbox và các ứng dụng khác, cần phải có tài khoản email loại này. Lấy nó là khá đơn giản. Từ trình duyệt web, chúng tôi truy cập www.outlook, com hoặc www.hotmail.com. Khi cửa sổ mở ra, chúng ta chọn tùy chọn Đăng ký ngay.
Sau khi điền thông tin được yêu cầu trong biểu mẫu đăng ký, chúng tôi có thể chọn giữa việc lấy một địa chỉ với kết thúc là hotmail.com, outlook.com hoặc outlook.es. Cuối cùng, chúng tôi nhấp vào nơi nó nói tạo tài khoản và chúng tôi sẽ có quyền truy cập ngay lập tức vào tài khoản email mới vừa tạo.
Chúng tôi có thể tạo một email miễn phí với miền của riêng mình không?
Câu trả lời là có. Dịch vụ email doanh nghiệp Zoho cho phép tạo email với tên miền của riêng bạn. Trong số nhiều tùy chọn của nó, có phiên bản miễn phí. Từ trình duyệt web ưa thích của chúng tôi, chúng tôi truy cập trang chính thức www.zoho.com./mail. Ở đó, chúng tôi sẽ nhấp vào tùy chọn Định giá.
Để chọn phiên bản miễn phí, chúng tôi chọn nơi có nội dung Bắt đầu. Trong cửa sổ tiếp theo, chúng ta phải thêm miền của mình, chọn tùy chọn Thêm miền. Bằng cách dễ dàng này, chúng tôi đã tạo địa chỉ email của mình với miền riêng của chúng tôi, có thể mở rộng tối đa 10 tài khoản.
Cuối cùng, chúng ta nhấp vào Thiết lập tài khoản whit Zoho để xác minh quyền sở hữu tên miền. Chúng tôi sẽ phải kiểm tra một số dữ liệu bằng cách truy cập vào tài khoản mới tạo và chúng tôi sẽ sẵn sàng quản lý nó. Mỗi khi muốn đăng nhập, chúng ta phải vào trang mail.zoho.com, nhập tên đăng nhập và mật khẩu. Ứng dụng Zoho cũng có sẵn trên Google Play hoặc App Store.
Cách viết địa chỉ đúng
Cấu trúc chung của địa chỉ email bao gồm: tên người dùng, tên tổ chức, loại tổ chức và mã quốc gia. Hai mục đầu tiên được phân tách bằng một ký hiệu được gọi là dấu tại. Nó không hỗ trợ các từ có dấu, khoảng trắng giữa các ký tự hoặc eñes.
Làm thế nào để đăng nhập và đăng xuất?
Để đóng một phiên thư đang mở, chúng ta đi đến phần trên bên phải của cửa sổ, nơi có nội dung Hồ sơ và chúng ta nhấp vào hộp bật lên tương ứng với Đóng phiên.
Để đăng nhập lại, chúng ta vào trang web www.gmail.com hoặc www.google.com> gmail. Nếu chúng tôi thấy tên tài khoản của mình khi cửa sổ mở ra, chúng tôi chỉ cần nhập mật khẩu và nhấp vào nơi có nội dung Sing in.
Ngược lại, nếu người dùng của chúng tôi không xuất hiện trên màn hình, thì chúng tôi nhập tên của chúng tôi vào nơi ghi Đăng nhập bằng một tài khoản khác, theo sau là mật khẩu và chúng tôi truy cập trực tiếp vào tin nhắn của mình.
Làm cách nào chúng tôi có thể cá nhân hóa tài khoản của mình?
Trong tài khoản của mình, chúng tôi nhìn vào menu tùy chọn, nơi có nội dung Tùy chọn thư. Ở đó chúng ta có thể xác định các cài đặt cơ bản, chẳng hạn như: tạo chữ ký, thiết lập quy tắc và bộ lọc, trong số các tùy chọn hữu ích khác.
Làm thế nào để viết và gửi một tin nhắn?
Sau khi đã nhập xong thư, trên thanh công cụ, chúng tôi chọn tùy chọn Thư mới. Chúng tôi điền vào các ô thuộc tiêu đề của email, và sau đó chúng tôi viết nội dung của thư. Khi hoàn tất, chúng tôi chọn tùy chọn Gửi.
Điều quan trọng cần lưu ý là nếu chúng ta không biết địa chỉ email của người nhận, sẽ không thể gửi tin nhắn bằng phương tiện này.
Làm thế nào để đọc và trả lời một tin nhắn?
Để đọc một thư đã nhận, chúng ta phải nhập thư và trong tùy chọn Hộp thư đến, chọn bằng một cú nhấp chuột vào thư mà chúng ta muốn đọc. Ngoài ra, nếu chúng tôi muốn trả lời người gửi, chúng tôi chọn tùy chọn Trả lời.
Đôi khi chúng ta không phải là người duy nhất nhận cùng một email. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể chọn giữa việc chỉ trả lời cho người gửi hoặc trả lời tất cả các địa chỉ email có trong thư.
Làm thế nào để chuyển tiếp một tin nhắn?
Đôi khi chúng ta quan tâm đến việc gửi một số thư mà chúng ta nhận được cho người khác. Nếu đúng như vậy, khi tin nhắn được mở ra, chúng ta chọn tùy chọn Chuyển tiếp. Chúng tôi sẽ cần viết địa chỉ email của người nhận mới trong tiêu đề của thư.
Làm thế nào để đính kèm tệp?
Một tùy chọn bổ sung trong việc gửi email là có thể bao gồm các tệp trong nội dung của thư. Để thực hiện, thay vì chọn mục Gửi khi viết xong, chúng ta phải bấm vào chữ Chèn> Tệp đính kèm.
Có thể đính kèm các tệp được lưu trữ trên máy tính hoặc trên thiết bị lưu trữ bên ngoài.
Làm cách nào để mở tệp đính kèm?
Khi chúng tôi truy cập thư có chứa tệp đính kèm và chỉ khi chúng tôi chắc chắn rằng nó đến từ một nguồn an toàn, chúng tôi chọn tùy chọn tải xuống ở cuối tệp được đề cập. Nó sẽ tự động được lưu trong thư mục tải xuống của máy tính của chúng tôi. Hãy nhớ chạy chương trình chống vi-rút trước khi mở.
Làm thế nào để giữ bản sao của các tin nhắn đã gửi?
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều tự động giữ bản sao của các tin nhắn đã gửi. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra xem chúng tôi đã kích hoạt tùy chọn này trong cấu hình chưa. Các bước sau là bắt buộc: Công cụ> Tùy chọn> Gửi> Lưu bản sao tin nhắn đã gửi> OK.
Làm thế nào để chúng tôi khôi phục các tin nhắn cũ?
Trong email, trên thanh tìm kiếm, chúng tôi viết một số từ khóa liên quan đến thư mà chúng tôi muốn lấy. Nhấn Enter sẽ hiển thị tất cả các email có chứa các từ đó. Chúng tôi chọn tên của email được tìm kiếm và một lần nữa chúng tôi có quyền truy cập vào nó.
Chúng ta có bị mất tin nhắn mà họ gửi cho chúng ta khi chúng ta không kết nối không?
Không, các tin nhắn được nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi nhận và lưu trữ ngay cả khi chúng tôi bị ngắt kết nối. Chúng tôi có thể mở và tải chúng xuống mà không gặp bất kỳ sự cố nào, ngay sau khi chúng tôi khôi phục kết nối internet.
Tin nhắn đã gửi có thể bị mất không?
Mặc dù nó rất hiếm nhưng nó có thể xảy ra. Điều này chủ yếu là do số lượng đường hoặc các tuyến đường phức tạp mà một thông điệp phải thực hiện để đến đích cuối cùng, đôi khi thậm chí ở phía bên kia của thế giới.
Việc sử dụng email có an toàn không?
Những người duy nhất có quyền truy cập vào tài khoản email của chúng tôi là chính chúng tôi thông qua tên người dùng và mật khẩu của chúng tôi. Vì vậy, điều quan trọng là không chia sẻ chúng với bất kỳ ai.
Tương tự như vậy, chúng ta không được quên đóng phiên thư khi sử dụng xong nó, đặc biệt nếu nó được yêu cầu mở trên các máy tính dùng chung.
Máy tính có thể bị nhiễm vi-rút thông qua email đã nhận không?
Cách duy nhất để máy tính bị nhiễm một trong các các loại vi rút máy tính hiện tại, là chúng tôi đã quyết định thực thi một tệp có trong thư nhận được bằng e-mail và tệp đó có chứa vi-rút.
Nói chung, chúng ta phải tránh mở bất kỳ tệp nào có đuôi .exe, .com, trong số những tệp khác. Trong mọi trường hợp, bạn luôn nên quét tất cả các tệp đã tải xuống bằng một ứng dụng chống vi-rút tốt.
Thùng rác để làm gì?
Thùng rác email lưu trữ các thư đã bị xóa khỏi tài khoản của chúng tôi.
Thư rác là gì
Nó là một thư rác đến tài khoản của chúng tôi mà không được yêu cầu, nói chung, từ những người nhận không xác định. Nhiều người trong số họ thường chứa vi-rút có thể gây ra thiệt hại nếu không chạy chúng trên máy tính của chúng tôi.
Hầu hết các nhà cung cấp email đều có bộ lọc chống thư rác, để loại bỏ những loại thư này khỏi hộp thư đến của chúng tôi.
Gửi thư rác là gì?
Nó đề cập đến hành động gửi hàng ngàn tin nhắn không mong muốn thông qua email. Nói chung, nội dung có quảng cáo không được yêu cầu.
Lừa đảo là gì?
Đó là một loại gian lận máy tính, được gọi là đánh cắp danh tính, trong đó ai đó cố gắng lấy thông tin từ chúng tôi, thông qua các liên lạc có vẻ là từ các nguồn đáng tin cậy.
Giả mạo là gì?
Nó là phương tiện được sử dụng để thực hiện cái gọi là lừa đảo. Nó bao gồm việc sửa đổi thông tin trong tiêu đề của email để làm cho nó có vẻ quen thuộc và đáng tin cậy.
Sâu email là gì?
Nó là một chương trình độc hại thường đến qua email, dưới dạng tệp đính kèm. Nó tự sao chép và tự sao chép qua mạng máy tính cho đến khi chiếm hết bộ nhớ. Nói chung, nó được mở rộng cho những người dùng khác thông qua danh sách liên hệ.
Viết quy tắc
Có một số mã nhất định mà chúng ta phải tôn trọng khi viết email. Đó là:
- Đừng chỉ viết bằng chữ in hoa.
- Không vượt quá các kiểu chữ được sử dụng.
- Tránh đánh dấu các từ hoặc các phần của tin nhắn.
- Không lạm dụng việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc.
- Hãy quan tâm đến giọng điệu (trang trọng hoặc không chính thức), tùy thuộc vào mục đích của tin nhắn.
Khuyến nghị bảo mật
Để đạt được hiệu quả sử dụng và biết cách thức hoạt động của email, điều quan trọng là chúng ta phải tuân theo các khuyến nghị sau:
- Chúng tôi không bao giờ được chia sẻ tên người dùng hoặc mật khẩu của mình với người khác.
- Tạo mật khẩu đủ mạnh để không bị người lạ phát hiện.
- Xác minh rằng tài khoản email có cấu hình chính xác. Để thực hiện, cần mở mail theo cách thông thường, tìm trên thanh menu các tùy chọn Accounts> Mail> Properties> General. Trong phần sau, chúng tôi phải xác minh rằng cả tên và địa chỉ email đều được viết đúng chính tả. Ngay tại đó, nhưng trong tùy chọn Máy chủ, chúng ta phải kiểm tra tên của các máy chủ thư, cả đến và đi. Ngoài ra, trong tùy chọn Tên tài khoản, chúng ta phải viết tên người dùng của mình và trong tùy chọn Mật khẩu là mật khẩu.
- Chúng tôi không bao giờ được chia sẻ tên người dùng hoặc mật khẩu của mình với người khác.
- Đảm bảo đăng xuất khỏi thư khi sử dụng thiết bị dùng chung.
- Tránh mở các tệp nhận được qua email có nguồn gốc không rõ ràng.
- Quét bất kỳ tệp nào được tải xuống qua email bằng chương trình chống vi-rút đã cập nhật.
- Trước khi gửi tin nhắn, chúng ta hãy xác minh địa chỉ email của người nhận, như vậy sẽ tránh được những hiểu lầm và mất mát thông tin.
- Không gửi tin nhắn dây chuyền qua email.
- Hãy tránh cung cấp thông tin cá nhân qua các tin nhắn email.