El Viện An sinh Xã hội Mexico (IMSS) đã thực hiện một bước quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của mình bằng cách xác định rằng... chữ ký điện tử, hoặc chữ ký điện tử tiên tiếnĐây sẽ là một yêu cầu bắt buộc. Để hoàn tất một số thủ tục liên quan đến người sử dụng lao động trực tuyến. Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến các công ty, người sử dụng lao động và đại diện pháp lý quản lý việc đăng ký nhân viên, chuyển đổi vị trí và đăng ký người sử dụng lao động qua internet.
Với biện pháp này, tổ chức hướng đến mục tiêu... Tối ưu hóa quy trình, tăng cường bảo mật thông tin và giảm thiểu việc sử dụng giấy. trong các thủ tục hành chính của họ. Kể từ ngày được quy định trong thỏa thuận, sẽ không thể hoàn tất một số thủ tục kỹ thuật số nhất định nếu người dùng không có chữ ký điện tử hiện tại Được cấp bởi Cục Quản lý Thuế (SAT).
IMSS sẽ bắt buộc sử dụng e.firma trong các thủ tục trực tuyến.
Kế hoạch mới được định nghĩa trong một Thỏa thuận của Hội đồng Kỹ thuật IMSS và được xuất bản trong Công báo của Liên đoàn (DOF)Điều này mang lại cho nó vị thế chính thức. Kể từ khi có hiệu lực, chữ ký điện tử sẽ không còn là một tiện ích bổ sung tùy chọn mà sẽ trở thành công cụ chính để xác minh danh tính trong các thủ tục tuyển dụng điện tử.
Các nhà chức trách của Viện giải thích rằng chữ ký điện tử tiên tiến sẽ cho phép Xác minh danh tính của các mẫu một cách chính xác hơnnhằm giảm thiểu lỗi nhập liệu và mang lại sự chắc chắn về mặt pháp lý cao hơn cho các giao dịch được thực hiện thông qua các cổng thông tin của tổ chức. Điều này củng cố việc sử dụng các kênh kỹ thuật số là phương pháp được ưu tiên Để tương tác với IMSS về việc đăng ký và thu thập dữ liệu.
Việc thực hiện nghĩa vụ này không chỉ giới hạn ở sự thay đổi kỹ thuật mà còn là một phần của... mô hình chăm sóc kết hợp Hệ thống này kết hợp các quy trình trực tuyến với các bước trực tiếp đối với một số thủ tục nhất định. Trong tất cả các trường hợp sử dụng phương thức kỹ thuật số, chữ ký điện tử sẽ là yếu tố trung tâm để xác thực người dùng.
Những thủ tục nào của IMSS sẽ yêu cầu chữ ký điện tử bắt buộc?
Thỏa thuận quy định rằng chữ ký điện tử tiên tiến sẽ là vật dụng không thể thiếu cho một loạt các quy trình tuyển dụng trực tuyếnĐặc biệt là những thủ tục liên quan đến đăng ký công ty và quản lý nhân viên. Trong số các thủ tục quan trọng nhất là:
- Đăng ký và tham gia bảo hiểm rủi ro nghề nghiệp của người sử dụng lao động.: thủ tục cần thiết để đăng ký công ty mới, người sử dụng lao động (cá nhân hoặc pháp nhân), cũng như để tiếp tục hoạt động trước IMSS.
- Cấp mã số đăng ký doanh nghiệp duy nhất (RPU)Hệ thống quản lý cho phép nhóm nhiều đăng ký của người sử dụng lao động dưới một mã số duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ các nghĩa vụ và kiểm soát hoạt động.
- Thông báo về sự thay đổi tư cách thành viên của nhân viên.Bao gồm thông tin về tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng và điều chỉnh lương được gửi trực tuyến đến Viện.
Trong trường hợp thông báo về những thay đổi liên kếtNhà tuyển dụng có thể sử dụng chữ ký điện tử để xác thực điện tử các thông tin được gửi hàng loạt. Ví dụ như khi ký PDF bằng chứng chỉ số.Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty có số lượng nhân viên lớn. Hệ thống hỗ trợ, ví dụ, tải lên các tệp ở định dạng cụ thể cho nhiều bản ghi trong một thao tác duy nhất.
IMSS làm rõ rằng, khi các thủ tục tương tự được thực hiện trực tiếp tại cửa sổCác hình thức xác minh danh tính và yêu cầu giấy tờ khác vẫn sẽ tồn tại. Tuy nhiên, bất cứ khi nào quy trình được thực hiện trực tuyến, chữ ký điện tử (e.firma) sẽ là phương tiện bắt buộc để xác minh danh tính của người sử dụng lao động hoặc người đại diện pháp lý.
Hơn nữa, chữ ký điện tử được tích hợp như một yêu cầu kỹ thuật trong các quy trình liên quan đến Mã số định danh điện tử của nhà tuyển dụng (NPIE) và để chứng chỉ sốCác công cụ được sử dụng để đảm bảo liên lạc trực tuyến giữa Viện và các công ty.
Ngày và thời điểm có hiệu lực của nghĩa vụ mới
Bản thỏa thuận đó, được công bố trên... Tạp chí chính thức của Liên đoàn Văn bản này nêu rõ rằng các quy định mới sẽ bắt đầu có hiệu lực. mười lăm ngày làm việc sau khi công bốHạn chót đó được đặt ra để tạo thời gian cho cả các phòng ban nội bộ của Viện và người dùng. Thích ứng với các hệ thống và yêu cầu liên quan đến chữ ký điện tử.
Trên thực tế, thời gian ân hạn này có nghĩa là, kể từ ngày được chỉ định, Các thủ tục được khởi xướng sau đó nhất thiết phải có chữ ký điện tử hợp lệ.Bất kỳ yêu cầu nào được gửi sau khi quy định có hiệu lực, nếu thiếu yếu tố xác thực này, sẽ không thể được hoàn tất bằng kỹ thuật số.
Mặt khác, IMSS nêu rõ rằng các thủ tục tố tụng đã được khởi xướng trước khi thỏa thuận có hiệu lực Các thủ tục này có thể được hoàn tất theo các quy định trước đây. Tức là, sẽ không có nghĩa vụ phải cấu hình lại các thủ tục đang diễn ra hoặc khởi động lại các đơn đăng ký đã nộp do thiếu chữ ký điện tử, miễn là chúng được bắt đầu trong khuôn khổ pháp lý trước đây.
Việc cung cấp ngày tháng và đề cập rõ ràng đến các quy trình đang diễn ra nhằm tránh nhầm lẫn giữa các công ty, giới hạn phạm vi của yêu cầu mới này. các thủ tục được tạo ra theo sơ đồ mới và không áp dụng cho các thủ tục đã được tiến hành tại các tiểu đoàn hoặc nền tảng điện tử.
Mối liên hệ với việc đơn giản hóa và số hóa các quy trình
Yêu cầu về chữ ký điện tử không xuất hiện một cách riêng lẻ, mà nằm trong một bối cảnh chung. quá trình hiện đại hóa hành chính rộng lớn hơn IMSS đã và đang thúc đẩy điều này phối hợp với các cơ quan chuyển đổi số liên bang. Một trong những mục tiêu là, dần dần, một Một tỷ lệ lớn hơn các thủ tục có thể được hoàn thành trực tuyến mà không cần phải đến trực tiếp văn phòng.
Trong bối cảnh này, chữ ký điện tử đang ngày càng được khẳng định vị thế như một công cụ hữu ích. khóa truy cập vào các dịch vụ trực tuyếnĐiều này bổ sung cho các công cụ khác như NPIE, chứng chỉ số và hồ sơ số trong tương lai. Ý tưởng là thông tin của người sử dụng lao động và người lao động sẽ được quản lý trên các nền tảng an toàn, với hồ sơ tự động ghi lại ai thực hiện mỗi thao tác và khi nào thao tác đó được thực hiện.
Cách tiếp cận này phù hợp với xu hướng được quan sát thấy ở các cơ quan hành chính công khác, cả về mặt... Mexico, cũng như ở nhiều quốc gia châu Âu khác.Trong đó, định danh điện tử và chữ ký số đã trở thành tiêu chuẩn để truy cập các dịch vụ của chính phủ. Mặc dù IMSS tập trung vào bối cảnh Mexico, mô hình sử dụng bắt buộc chữ ký điện tử tương tự như mô hình được áp dụng trong các hệ thống chính phủ điện tử của châu Âu.
Hơn nữa, số hóa cho phép Đối chiếu dữ liệu theo thời gian thực với các cơ sở dữ liệu khác của tổ chức.Cải thiện kiểm soát nội bộ và giảm sự lặp lại các yêu cầu về giấy tờ, điều này dẫn đến giảm thiểu việc đi lại và giảm khối lượng công việc cho khu vực quầy giao dịch và lưu trữ.
Các thay đổi liên quan khác: CURP sinh trắc học và hồ sơ kỹ thuật số
Cùng với yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử (e.firma) trong các thủ tục trực tuyến, IMSS đã đề xuất: những điều chỉnh bổ sung đối với cách thức nhận dạng người và để lưu trữ thông tin về người thụ hưởng và người sử dụng lao động. Trong số những tính năng nổi bật nhất là... sinh trắc học CURP Để tham khảo trong tương lai cho việc nhận dạng trực tiếp.
Trong khi văn bản này đang được triển khai đầy đủ ở cấp quốc gia, Viện sẽ tiếp tục tuyển sinh. giấy tờ tùy thân có ảnh hợp lệ chính thức đối với các thủ tục trực tiếp. Tuy nhiên, một khi CURP với dữ liệu sinh trắc học được đưa vào sử dụng rộng rãi, nó dự kiến sẽ trở nên phổ biến hơn. phương tiện chính để xác minh danh tính trước IMSS trên lãnh thổ Mexico.
Hơn nữa, tổ chức này đang nỗ lực phát triển một... tập tin kỹ thuật sốĐược hình thành như một “tệp điện tử duy nhất” tập trung dữ liệu cá nhân, lịch sử giao dịch, tài liệu và các hoạt động hành chính, tệp này sẽ dần thay thế các kho lưu trữ vật lý truyền thống, cho phép… Các tài liệu được tham khảo và xác nhận ở định dạng kỹ thuật số. do nhân viên có thẩm quyền từ bất kỳ đơn vị hành chính nào thực hiện.
Sự kết hợp giữa mã số định danh dân số duy nhất (CURP) sinh trắc học, hồ sơ điện tử và chữ ký điện tử tạo ra một môi trường trong đó danh tính và thông tin của người sử dụng lao động và người lao động sẽ được quản lý chủ yếu bằng điện tử. Hệ thống này, tương tự như hệ thống đã được sử dụng trong một số cơ quan hành chính châu Âu, nhằm mục đích tăng cường an ninh thông tin và giảm thiểu nguy cơ mạo danh hoặc thao túng dữ liệu.
Các khuyến nghị dành cho nhà tuyển dụng và người đại diện pháp lý
Trước thực tế sắp tới, việc sử dụng chữ ký điện tử là bắt buộc trong nhiều quy trình trực tuyến, chính IMSS khuyến nghị nên làm như sau: các nhà tuyển dụng, đại diện pháp lý và các công ty kế toán Hãy thực hiện một loạt các biện pháp phòng ngừa để tránh những trở ngại khi quản lý các nghĩa vụ của bạn.
Trước hết, điều cần thiết là Xác minh chữ ký điện tử hợp lệ.Nếu chứng chỉ đã hết hạn hoặc sắp hết hạn, bạn nên gia hạn chứng chỉ đó với SAT hoặc, nếu có thể, khôi phục mật khẩu của FAITHFUL Với thông báo trước đầy đủ, vì nếu không có chữ ký hợp lệ thì không thể hoàn tất các đơn đăng ký điện tử được đề cập trong thỏa thuận.
Người ta cũng đề xuất rằng những người chịu trách nhiệm về các thủ tục này nên là... Hãy làm quen với việc sử dụng chữ ký điện tử trên các nền tảng kỹ thuật số chính thức.Từ cả bài kiểm tra SAT và IMSS. Điều này bao gồm việc hiểu cách các tệp liên quan đến chữ ký, mật khẩu và các bước để niêm phong điện tử các biểu mẫu (hoặc Ký các tài liệu văn phòng) và cách xác minh rằng lô hàng đã được vận chuyển chính xác.
Cuối cùng, việc xem lại trước là rất hữu ích. Những quy trình nào của công ty được thực hiện trực tuyến? và những hồ sơ nào sẽ tiếp tục được xử lý trực tiếp, để có thể sắp xếp tài liệu nội bộ và chỉ định người hoặc những người sẽ đại diện trực tuyến trước Viện.
Với những thay đổi này, IMSS đang hướng tới một mô hình quản lý trong đó... e.firma trở thành yếu tố then chốt để hoạt động trong môi trường kỹ thuật số.Điều này cũng mở đường cho việc lưu trữ hồ sơ điện tử và nhận dạng sinh trắc học rộng rãi hơn. Đối với các doanh nghiệp và nhà tuyển dụng, việc thích ứng với khuôn khổ mới này đòi hỏi sự điều chỉnh ban đầu, nhưng cũng mở ra khả năng có các quy trình được sắp xếp hợp lý hơn, dễ truy vết hơn và ít phụ thuộc vào giấy tờ hơn.
