Bài viết này khám phá các tính năng khác nhau của ERP, một hệ thống máy tính thú vị, viết tắt của Enterprise Resource Planning (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp). Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến nó; đây là một công cụ vô cùng hữu ích để tối ưu hóa các hệ thống máy tính.
Tính năng ERP
Hệ thống ERP là một chuỗi các từ viết tắt trong tiếng Anh với nghĩa như sau: Enterprise Resource Planning, có thể dịch là Công cụ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Chúng ta có thể định nghĩa các chương trình này là “ứng dụng quản lý”, có nhiệm vụ phân nhóm và quản lý tất cả các quy trình liên quan đến công ty.
Chức năng chính của nó là giữ tất cả dữ liệu này ở cùng một vị trí hoặc khu vực lưu trữ, để nó có thể truy cập tất cả thông tin của công ty và những người có quyền cần thiết có thể sửa đổi hoặc ghi đè nó.
Mặc dù có nhiều hệ thống để quản lý dữ liệu, nhưng nó có những đặc điểm khác nhau và các quy trình tích hợp sẵn. Khi sử dụng trong công ty, hiệu quả của nó cao hơn bình thường. Ví dụ, một hệ thống ERP bao gồm tất cả các hoạt động có thể cần thiết cho kế toán của công ty, chẳng hạn như:
- Mất mát
- Thu được.
- Bán hàng mua sắm.
- sản xuất.
- Ưu đãi.
Thực trạng hệ thống ERP
Cách đây không lâu, một nghiên cứu đã được thực hiện ở Tây Âu để tìm hiểu các đặc điểm của ERP và hệ thống trong những năm qua. Thực tế là đại đa số (khoảng 62%) có thời gian sản xuất dưới 5 năm, trong đó 19% có từ 10% đến 15%, và 7% cuối cùng có trên 15 năm.
Thực tế là một phần lớn của hệ thống ERP tiên phong đã hoàn toàn lỗi thời và vô dụng. Điều này xảy ra do sự cố với phần mềm và phần cứng được sử dụng trong mô hình gốc. Mặc dù vậy, ERP vẫn cố gắng tích hợp các chức năng và quy trình mới để chúng có thể định vị được vị thế của mình trong thời đại hiện nay, từ đó có những tiến bộ để nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
Chúng tôi có thể chỉ ra rằng Châu Âu hiện là khu vực địa lý có số lượng hệ thống ERP cao nhất trên thế giới. Chủ yếu là do sự gia tăng mạnh mẽ của khu vực tư nhân, cần có phần mềm để trợ giúp các chức năng kiểm soát và quản lý thông tin của các công ty.
ERP máy tính
Trong lĩnh vực khoa học máy tính, ERP được định nghĩa là một tập hợp các hệ thống máy tính khép kín có khả năng thực hiện các hoạt động cụ thể, đặc biệt cho các công ty. Các đặc điểm của ERP khiến nó trông giống như một hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các nhiệm vụ hậu cần và kế toán cho người dùng, nhưng tùy thuộc vào các dịch vụ được mua, nó cũng có thể bao gồm nhiều chức năng hơn.
Nhà cung cấp ERP
Hiện tại, có gần như vô số công ty chuyên tạo ra hệ thống ERP, nhưng nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất đã có vị thế trên thị trường trong một thời gian, bỏ xa hầu hết các đối thủ cạnh tranh. Trong số các nhà cung cấp ERP chính, chúng ta có thể kể đến:
SAP:
Không nghi ngờ gì nữa, công ty dẫn đầu thế giới về các công ty cung cấp ERP. Hiện tại, một phần lớn các hệ thống này được tạo ra để bán sản phẩm hoặc mặt khác, đã được một công ty khác mua lại, nhưng SAP được quản lý để vẫn là nhà cung cấp "dịch vụ".
Microsoft Dynamics Rìu Axapta:
Microsoft luôn quan tâm đến việc bắt đầu cạnh tranh ở hầu hết mọi thị trường, và họ đã đạt được thành công lớn. Hệ thống của nó được biết đến là một trong những hệ thống hoàn chỉnh nhất trên thế giới và hiện đang nằm trong số những hệ thống ERP tốt nhất.
Phạm vi của Oracle ERP:
Oracle là một trong những công ty đã thành công trong nhiều phân khúc thị trường khác nhau. Một trong những lợi thế chính của dịch vụ ERP của bạn là số lượng lớn các chức năng và công cụ của nó.
Oracle JD Edwards Doanh nghiệp Một:
Khi cùng một công ty chiếm hai vị trí, bạn có thể đảm bảo rằng dịch vụ mà họ cung cấp có chất lượng cao. Phiên bản Enterprise One của Oracle sẽ đóng vai trò là phiên bản rút gọn của dịch vụ chung của bạn.
Thông tin LN:
Cuối cùng, chúng tôi đang đối mặt với một trong những công ty lâu đời nhất dành riêng cho các dịch vụ ERP. Trong những năm sau đó, Infor LN đã có thể duy trì vị trí lãnh đạo của mình ngay cả khi các công ty mới đến.
Mục tiêu của hệ thống ERP
ERP ngày nay phải có một loạt các tiêu chuẩn đáp ứng để thể hiện hình ảnh của một dịch vụ an toàn, chính xác và kịp thời cho người tiêu dùng. Trong số các mục tiêu cần đạt được của hệ thống ERP, chúng ta có thể kể đến:
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Ý tưởng đằng sau các hoạt động của ERP là giảm bớt gánh nặng cho các công ty sử dụng dịch vụ của nó. Vì những lý do này, điều cần thiết là ERP có thể tối ưu hóa các quy trình và hoạt động hàng ngày của công ty.
Chia sẻ thông tin giữa tất cả các thành phần của tổ chức
Nhìn chung, các dịch vụ do ERP cung cấp phải được cung cấp cho toàn bộ công ty, do đó thông tin do hệ thống xử lý phải có khả năng truyền đến bất kỳ thành phần nào của tổ chức. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm của công ty đã ký hợp đồng ERP có quyền hạn chế thông tin mà dịch vụ ERP có thể phân phối.
Loại bỏ các quy trình tái thiết kế không cần thiết
Hoạt động chính mà hệ thống ERP thực hiện là xử lý các quy trình kỹ thuật kinh doanh này. Do đó, loại bỏ các hoạt động như vậy sẽ giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp và tăng hiệu quả của nó.
Mục đích của ERP là giảm thời gian phản ứng với các tình huống tương tác khác nhau với khách hàng và thực hiện quản lý thông tin hiệu quả, nhằm đưa ra quyết định và giảm chi phí hoạt động.
Phẩm chất
Tất cả các hệ thống trong các dịch vụ này đều có chung một số đặc điểm toàn diện, mô-đun và dễ thích ứng. Những đặc điểm này rất cần thiết cho hoạt động đúng đắn của hệ thống ERP vì chúng liên quan trực tiếp đến mục tiêu của phần mềm.
Tích phân
Trong ngày làm việc, tất cả các tổ chức cuối cùng sẽ trao đổi ít nhiều thông tin giữa khu vực này và khu vực khác. Do việc kiểm soát dữ liệu này, nó cuối cùng có thể gây ra sự cố trong quá trình thực hiện hệ thống. Trong những trường hợp này, dịch vụ do ERP cung cấp là hoàn hảo vì nó có các chức năng toàn diện cho phép họ kiểm soát và quản lý tất cả các quy trình mà từng bộ phận cụ thể của công ty chịu trách nhiệm.
Nhiệm vụ chung của bạn là tránh mọi rủi ro bằng cách gửi thông tin này đến các bộ phận khác, để tối ưu hóa và đạt được hiệu quả hơn trong việc truyền tải thông tin.
Mô-đun
Mỗi công ty cụ thể có khả năng quản lý các quy trình kinh doanh của mình theo những cách khác nhau, hoặc ở mức độ thấp hơn, với các bộ phận khác nhau từ các công ty khác, do đó, tất cả các dịch vụ hệ thống ERP phải theo mô-đun và thích ứng với hoạt động kinh doanh. ERP thường được tích hợp với các công cụ cần thiết để giải quyết và thỏa mãn hầu hết các nhu cầu của bất kỳ công ty nào, chẳng hạn như: lãi, lỗ, bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho, v.v.
Thích nghi
Tất cả các hệ thống phải có khả năng thích ứng với các nhu cầu khác nhau của một công ty. Không có doanh nghiệp nào giống hoàn toàn với doanh nghiệp khác, vì lý do đó, các chức năng được yêu cầu khác nhau là điều bình thường. Ngày nay điều này không còn là vấn đề nữa vì một phần lớn các hệ thống hiện đại có khả năng phát triển các quy trình mới trong quá trình hợp tác với các công ty, vì vậy họ có thể thiết kế các công cụ mới để tiếp tục đóng góp cho các doanh nghiệp này.
Các tính năng chính của ERP-VQ như một hệ thống là nó có thể được tùy chỉnh hoàn toàn theo mô hình kinh doanh của công ty bạn, dễ sử dụng và chi phí triển khai ở mức chấp nhận được (không tính thêm phí cho người sử dụng hoặc giấy phép thiết bị). Xu hướng hiện nay là cung cấp các ứng dụng chuyên biệt cho từng đơn vị kinh doanh. Đây là cái gọi là phiên bản bộ phận hoặc ứng dụng bộ phận được hướng dẫn cụ thể hoặc chuẩn bị cho các quy trình kinh doanh nhất định trong bộ phận.
Hệ thống phải có các mô-đun có thể cấu hình tùy theo vai trò hoặc quyền hạn của từng người dùng. Điều này có nghĩa là: Nó là một chương trình duy nhất với các nhóm người dùng hoặc các quyền khác nhau có thể truy cập một cơ sở dữ liệu tập trung.
Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ mạng trong những năm gần đây, hệ thống của chúng tôi có thể được truy cập từ đám mây, tức là bạn có thể truy cập và tham khảo dữ liệu từ bất kỳ nơi nào hoặc thiết bị nào có kết nối Internet.
Ví dụ và cách sử dụng hệ thống ERP theo khu vực và công ty
Phần mềm ERP sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ thông tin từ tất cả các phòng ban và chạy phần mềm tích hợp, vì vậy mọi người đều có thể truy cập thông tin họ cần, bất kể vai trò kinh doanh được giao.
Điều làm cho hệ thống này trở nên phức tạp là nó được sử dụng ở Công ty X khác với ở Công ty Y. Mỗi cách triển khai đều rất phù hợp với nhu cầu kinh doanh, do đó có sự khác biệt lớn. Từ bộ phận này sang bộ phận khác, hoặc từ công ty này sang công ty khác.
ERP theo khu vực
- Với một trong hai, bạn có thể chọn tạo bất kỳ hoặc tất cả các mô hình được liệt kê bên dưới nếu cần. Dưới đây là các ví dụ sử dụng theo bộ phận sử dụng hệ thống này:
- Quản lý hàng tồn kho: Phân hệ tồn kho, còn được gọi là quản lý nguyên vật liệu, giúp đo lường mục tiêu tồn kho, chuẩn hóa việc bổ sung và theo dõi nguyên vật liệu thông qua số sê-ri.
- Bán hàng và Tiếp thị: Các mô-đun này quản lý quy trình bán hàng, từ yêu cầu và báo giá cho đến đơn đặt hàng và lập hóa đơn. Với việc triển khai nâng cao hơn, các lô hàng cũng có thể được theo dõi.
- Sản xuất: Còn được gọi là sản xuất hoặc kỹ thuật, mô-đun này được thiết kế để nâng cao hiệu quả sản xuất. Bao gồm lập kế hoạch và dự báo bán sản phẩm, giám sát sản xuất hàng ngày, v.v. Nó được tích hợp với mô-đun kiểm kê.
- Quản lý tài chính: Phân hệ này quản lý vốn để bạn có thể hiểu rõ hơn về các khoản tiền vào và ra của công ty. Bao gồm các giao dịch kế toán tiêu chuẩn, bao gồm phí, số dư, quản lý thuế, đối chiếu ngân hàng, v.v. Bạn cũng có thể tạo báo cáo tài chính cho bất kỳ bộ phận nào.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Để cải thiện dịch vụ khách hàng và ARPU. Quản lý khách hàng tiềm năng, sự kiện và cuộc họp khách hàng. Trong ERP, anh ấy đã làm việc chặt chẽ với phân hệ bán hàng để tăng tốc độ chuyển đổi.
- Quản lý chuỗi cung ứng (SCM): Mô-đun này bao gồm chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, tự động hóa quy trình và quy trình sản xuất cho đến khi nguyên vật liệu đến tay người tiêu dùng và ngược lại.
- Quản lý Nguồn nhân lực (HR): Định hướng vào nhân viên, bao gồm các mục như lịch trình, hồ sơ nhân viên, đánh giá hiệu suất, hệ thống tính lương và hồ sơ công việc.
- Báo cáo tự động: Phân hệ này hoạt động kết hợp với các phân hệ khác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo ở tất cả các phòng ban. Nhân viên không còn cần phải mất thời gian để lấy các báo cáo từ mỗi hệ thống.
- Business Intelligence (BI): Thúc đẩy việc sử dụng trí tuệ kinh doanh để đưa ra quyết định về tương lai của công ty dựa trên dữ liệu. Thông thường, bạn sẽ chỉ tìm thấy các mô-đun BI trong các gói ERP lớn.
- Quản lý dự án: Mô-đun này liên kết các hoạt động của dự án với nguồn vốn của công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo thành công hay thất bại của dự án.
- Giám sát sự tuân thủ: Kiểm tra xem công ty của bạn có tuân thủ các quy định của ngành hay không. Nó bao gồm mọi thứ liên quan đến các quy định địa phương, các biện pháp bảo mật và các yêu cầu về tài liệu.
- Tối ưu hóa CNTT: Mô-đun này được sử dụng để tối ưu hóa cấu trúc CNTT nhằm giữ cho hệ thống hoạt động trơn tru.
- Quản lý tài sản: Được thiết kế để quản lý tài sản, thiết bị sản xuất và các tài sản hữu hình khác.
Nếu bạn đã hiểu rõ các tính năng của ERP và muốn tiếp tục theo dõi các bài viết của chúng tôi, hãy truy cập liên kết này: Phương pháp luận Agile
